|
كنفرانس سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان
اگر عضو یکی از شبکه‌های زیر هستید می‌توانید این مطلب را به شبکه‌ی خود ارسال کنید:
Enterprise Resource Planning Conference
دي ماه 1387
سيستم هاي برنامه ريزي منابع
سازمان و مديريت دانش
سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مديريت دانش مقوله هايي هستند كه مي توانند براي سازمان ها مز يت
رقابتي به همراه داشته و بقاي سازمان ها را در دنياي رقابتي امروز تضمين نمايند . در اين مقاله، مشابهت ها و
تفاوت هاي اين دو مقوله با يكديگر بررسي شده و نحوه تأثيرگذاري و تأثيرپذيري آنها بيان مي شود. به علاوه
تأثيرات پياده سازي همزمان اين دو سيستم در يك كارخانه توليدي در راستاي افزايش كارايي و انعطاف پذيري
كارخانه مطالعه مي گردد. اين دو سيستم مي توانند به عنوان مكمل يكديگر به شمار آمده و زماني كه طراحي
رويه هاي سازماني با توجه همزمان به اين مفاهيم صورت گيرد، اين دو مقوله مي توانند هم افزايي ايجاد نموده
و حضور هريك ديگري را تقويت نمايد.
مقدمه
در بررسي روند و تاريخچه توسعه و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي از زمان پيدايش تاكنون دو سيستم اصلي
را مي توان به عنوان سيستم هاي بسيار تأثيرگذار معرفي نمود. يكي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و ديگري
سيستم مديريت دانش است . سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان سيستم هايي اطلاعاتي هستند كه به منظور
يكپارچگي فرآيندهاي اصلي كسب و كار از جمله مالي، نيروي انساني، توليد و لجستيك مورد استفاده قرار
مي گيرد. اين سيستم ها براساس تفكر فرآيندهاي بهينه و استاندارد و زيرساختار يكسان و مشابه فناوري
اطلاعات شكل گرفته اند. در سازمان هاي بزرگ به علت تعدد فرآيندها و وجود سيستم هاي مختلف، برقراري
يكپارچگي اطلاعاتي و عملياتي مشكل مي باشد. استقرار سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان مي تواند به
نحوي استراتژيك به توليد، مديريت و به اشتراك گذاري اطلاعات كمك نموده و از اين راه براي سازمان
مزيت رقابتي به همراه داشته باشد . مديريت دانش بر بهره گيري بهينه از دانش شركت به عنوان يكي از اموال
مهم در راستاي بهبود وضعيت رقابتي شركت تأكيد مي نمايد. اين امر مي تواند از طريق برقراري جريان آزاد
دانش در سازمان صورت گيرد . توليد و اشتراك مؤثر دانش در سازمان ها مي تواند براي آنها مزيت رقابتي به
همراه داشته و انعطاف پذيري سازماني را افزايش دهد.
اگرچه تاكنون مطالعات گسترده اي در خصوص هريك از اين مقوله ها به صورت جداگانه انجام شده، ليكن
تحقيقات انجام شده در خصوص تأثيرگذاري اين دو سيستم و نحوه ارتباطات آنها با يكديگر بسيار اندك
مي باشد. در اين مقاله، نحوه تعامل اين دو سيستم در يك سازمان نوعي بررسي شده و چگونگي تأثير گذاري
آنها بر كارآيي و انعطاف پذيري سازمان در صورت همراهي دو سيستم بيان مي شود.
اصول مفهومي
توانايي سازمان براي پا سخگويي به تغييرات و فرصت هاي محيطي و انجام همزمان فرآيندهاي داخلي به
صورت كارا به عنوان مهمترين عامل موفقيت سازمان ها مطرح مي باشد. بسياري از ادبيات موجود در اين
زمينه، بر ارتباط بين عوامل داخلي و خارجي تأثيرگذار بر سازمان پرداخته اند . واكنش مناسب به عوامل
خارجي انعطاف پذيري سازمان را افزايش داده و بهينه سازي فرآيندهاي داخلي كارايي را ارتقاء مي بخشد .
موفقيت سازمان در گرو برقراري تعادل بين اين دو عامل مي باشد.
با افزايش موج تأثيرگذاري سيستم هاي اطلاعاتي، برخي از نظريه هاي سازماني به سمت بهره گيري مؤثر از
اطلاعات به منظور افزايش كارايي سازمان ها سوق يافته اند. برخي از نظريه هاي سازمان نيز با تمركز بر طراحي
مجدد سازمان ها با هدف افزايش كارايي متمركز شده اند. مكاتب مديريت كيفيت جامع و بكارگيري فناوري
اطلاعات برخي از اين نظريه ها هستند . مهندسي مجدد فرآيندها نيز يكي از نظريه هايي است كه بيان مي كند
كارايي با تغيير اساسي فرآيندهاي سازمان و بازمهندسي و بازطراحي فرآيندها به دست مي آيد. اين رويكرد با
راهكارهاي بكارگيري فناوري اطلاعات همراه شده و معمولاً در كنار يكديگر مورد استفاده قرار مي گيرند .
همزمان با تأكيد سازمان ها بر استفاده گسترده از سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات، سيستم هاي
برنامه ريزي منابع سازمان نيز به عنوان سيستم هاي اطلاعاتي كاملاً يكپارچه شكل گرفتند . اين سيستم ها بنا بر
اذعان فروشندگان آنها از طريق افزايش بهره وري، كاهش هزينه ها، بهبود كيفيت تصميم هاي سازماني و كاهش
سطوح موجودي، مزيت رقابتي را براي سازمان به همراه خواهند داشت . به عبارت ديگر سيستم هاي
برنامه ريزي منابع سازمان سيستم هايي هستند كه كارايي سازمان ها را از طريق مديريت مؤثر اطلاعات و
بازمهندسي سازماني ارتقاء مي بخشد. با اين تفاسير سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان، سيستم هايي هستند
كه هر دو نظريه مديريت اطلاعات و بازمهندسي سازمان براي ارتقاي كارايي را پوشش مي دهند.
دستيابي به انعطاف پذيري سازماني مستلزم برقراري ارتباط درون سازماني بين واحد هاي مختلف و ايجاد
ساختار ارگانيك براي پاسخگويي سريع به تغييرات و نيازهاي جديد محيط است. نظريه هاي مختلفي كه در
زمينه سازمان هاي يادگيرنده، سازمان هاي مجازي و خلاقيت توسط محققين و صاحبنظران علم مديريت ارائه
شده اند در زمينه افزايش انعطاف پذيري سازماني و بهبود قابليت واكنش هاي سازمان در مقابل تغييرات محيطي
قابل استفاده هستند.
در حال حاضر برخي از نظريه پردازان اذعان مي نمايند كه مي توان همزمان با افزايش كارايي، انعطاف پذيري
سازمان را نيز افزايش داد . دستيابي به چنين موقعيتي مي تواند با بهره گيري از ابزارهاي يكپارچه سازي دانش
محور به دست آيد . تعداد روز افزون ساز مان هايي كه در زمينه مديريت دانش اقداماتي را آغاز نموده و به
سمت مديريت مؤثر دانش گرايش يافته اند مبين اين موضوع مي باشد. سازمان ها با ايجاد سمت مديريت
دانش، تعيين استراتژي مديريت دانش و پياده سازي سيستم هاي مديريت دانش زمينه دستيابي همزمان به
كارايي و انعطاف پذيري سازماني را فراهم نموده اند . سازمان هايي كه به صورت همزمان به ارتقاي
انعطاف پذيري و كارايي خود انديشيده اند عمدتاً به صورت يكپارچه سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان را
براي افزايش كارايي و سيستم هاي مديريت دانش را براي افزايش انعطاف پذيري، پياده سازي نموده اند. در اين
فصل يك شركت كه دو سيستم را به صورت همزمان پياده سازي نموده است، مورد مطالعه قرار مي گيرد تا
ارتباط اين دو سيستم از لحاظ مكمل و متمم بودن يكديگر بررسي شود . همچنين در اين فصل ارتباط بين
سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مديريت دا نش و مقوله هاي انعطاف پذيري و كارايي سازماني ارزيابي
مي گردد. اين فصل با هدف پاسخگويي به سؤالات ذيل تبيين و تأليف شده است . مشابهت ها و تفاوت هاي
اصلي سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مديريت دانش چيست؟ زماني كه اين دو سيستم در يك
سازمان پياده سازي شوند تأثيرگذاري آنها بر يكديگر به چه صورت خواهد بود؟ پياده سازي همزمان و تركيب
سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مديريت دانش چگونه خواهد توانست كارايي و انعطاف پذيري
سازمان را افزايش دهد؟
روش و چارچوب تحقيق
براساس سؤالات تحقيق فوق و با بهره گيري از روش تحق يق مطالعه موردي، يك سري مطالعات عميق طي
سال هاي ١٩٩٨ تا ١٩٩٩ بر شركت مورد نظر صورت گرفت . شركت الف يكي از بزرگترين شركت هاي فني
مهندسي در سطح بين المللي بوده كه در زمينه طراحي و توليد محصولات فني و صنعتي و ارائه خدمات
مشاوره به شركت هاي صنعتي در نقاط مختلف جهان فعاليت مي نمايد . اين شركت پياده سازي سيستم
برنامه ريزي منابع سازمان را از سه ماهه سوم سال ١٩٩٥ آغاز نمود و اين فرآيند تا سال ١٩٩٨ به طول
انجاميد. پياده سازي اين سيستم توسط شركت ب صورت گرفت كه يكي از بزرگترين شركت هاي فناوري
اطلاعات در جهان بوده و از م شاوران استراتژيك شركت الف بود . در سال ١٩٩٧ نيز اقدامات گسترده اي
مربوط به پياده سازي سيستم مديريت دانش در شركت آغاز گرديد . پياده سازي سيستم مديريت دانش
فعاليت هاي گسترده اي از جمله تشكيل تيم پروژه، تشكيل كميته راهبري، شناسايي مخاطبان و ذينفعان اصلي
سيستم، تهيه مخزن دانش، طراحي و راه اندازي وب سايت مديريت دانش و برگزاري كارگاه ها و دوره هاي
آموزشي را شامل مي شد.
در اين تحقيق اطلاعات از طريق مصاحبه با ٣٧ نفر از افراد تأثيرگذار، مشاهده مستقيم و مطالعه مستندات
گردآوري شد . استفاده از منابع مختلف براي گردآوري اطلا عات با هدف افزايش اعتبار و صحت داده هاي
مورد استفاده در تحقيق صورت گرفت . داده هاي گردآوري شده براساس تكنيك هاي كدگذاري، تجزيه و
تحليل شده و نتايج يافته ها با تئوري ها و نظريه هاي علمي موجود مطابقت داده شد.
آناليز و بحث
ساختار اصلي كه براي ارائه نتايج تحق يق در نظر گرفته شده، براساس سؤالات اصلي بوده است . در ابتدا
تفاوت ها و شبا هت هاي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و سيستم مديريت دانش بيان شده، سپس رابطه اين
دو سيستم ذكر گرديده در انتها نيز تأثيرگذاري اين سيستم ها بر كارايي و انعطاف پذيري سازماني در صورت
پياده سازي همزمان آنها بيان شده است.
سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و سيستم مديريت دانش: شباهت ها و تفاوت ها
در شركت الف، پياده سازي اين دو سيستم با اهداف بهبود سوددهي و ارتقاء موقعيت رقابتي، به عنوان يك
برهه مهم زماني براي تغيير اصلي فرآيندها به شمار مي آيد. در شركت الف هدف اصلي از پياده سازي سيستم
برنامه ريزي منابع سازمان، افزايش كارايي و بهره وري از طريق مديريت مؤثر داده ها و اطلاعات و كنترل
دقيق تر و نزديك تر ورودي ها، فرآيندها و خروجي هاي توليدي بوده است. به عبارت ديگر اين هدف با برخي
از موارد ذكر شده در منابع علمي از جمله كاهش هزينه و افزايش كيفيت تصميم ها متفاوت مي باشد.
رويكرد توسعه سيستم مديريت دانش در اين شركت، تمركز بر ارتقاي خلاقيت و نوآوري در فرآيندهاي
اصلي شركت بوده است . اين امر در سايه يادگيري و الگوبرداري مستمر در سطوح فردي و سازماني تحقق
مي يابد. راه اندازي سيستم مديريت دانش در اين شركت باعث شد تا سايرين چرخ را از نو نسازند و از دانش
و تجربه افراد ديگر براي اعمال خلاقيت و نوآوري در فرآيندها بهره گيرند.
پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان نيز با استقرار و يكپارچه سازي يك زيرساختار واحد در شركت
همراه بود . همچنين شركت در جريان پياده سازي سيستم، فرآيندهاي بخش هايي مانند توليد، لجستيك و حمل
و نقل را نيز بازمهندسي نموده و فرآيندهاي جديدي را جايگزين فرآيندهاي قبلي نمود . در بخش انبار، انبارها
به جاي سازماندهي براساس محصول براساس مناطق و نواحي س ازماندهي شده و فرم هاي عملياتي انبار از
١٤٤ مورد به ٥٧ مورد تقليل يافت . در ساختار جديد نيز سيستم گزارش دهي از دفتر مركزي به دفاتر منطقه اي
انتقال يافت . در بخش توليد نيز قسمتي از فرآيند توليد به خارج از شركت واگذار شده و تمركز اصلي بر
فرآيندهاي ارزش افزوده توليد افزايش يافته است.
در مقايسه تغييرات وسيعي كه سيستم برنامه ريزي منابع سازمان در شركت الف به وجود آورد، سهم سيستم
مديريت دانش در تغييرات اين شركت محدود بود . مهمترين تأثيرات سازماني پياده سازي مديريت دانش،
برگزاري كارگاه ها و دوره هاي آموزشي مختلف و سازماندهي تيم هاي خلاق توليد محور بود.
از لحاظ تغييرات ساختاري نيز پياد ه سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان تمركز در فرآيند تداركات و
كاهش تعداد تامين كنندگان را به همراه داشت . علت اين امر نيز قابليت سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان
در يكپارچگي و برقراري ارتباط بين بخش هاي انبار و تداركات مي باشد. سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
شفافيت داده ها و دسترسي به آنها را تسهيل نموده و شركت الف را قادر مي سازد تا بتواند براساس يك
سيستم ارزيابي، عملكرد تامين كنندگان خود را به صورت مستمر براساس شاخص هاي هزينه و عملكرد كنترل
نمايد.
سيستم ارزيابي عملكرد كه به عنوان بخشي از سيستم برنامه ريزي منابع سازمان در شركت الف نصب شده
بود با سيستم مديريت دانش مرتبط شده تا شاخص هاي عملكرد افراد مرتب به سيستم وارد شده و سير
يادگيري آنها به صورت مستمر بررسي شود . وظيفه ديگر سيستم مديريت دانش، اكتساب دانش از فرآيندهاي
اصلي سازمان خصوصاً فرآيندهاي توليد و مشاوره مي باشد. ارتباط بين سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و
مديريت دانش زمينه اي را فراهم مي نمايد تا بتوان دانش ذينفعان مرتبط با سازمان از جمله تامين كنندگان
توسط سيستم مديريت دانش اكتساب شده و ثبت گردد. توسعه دامنه سيستم مديريت دانش در زنجيره تامين
نيز مي تواند چرخه عظيمي از خلاقيت و نوآوري مستمر را ايجاد نمايد.
سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و سيستم مديريت دانش: مكمل و يا متضاد
در اين قسمت ارتباط سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و سيستم م ديريت دانش از ابعاد محتوي، چارچوب و
فرآيندها بررسي مي شود.
محتوي: اطلاعات در مقابل دانش
همانند ساير موارد پياده سازي سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان، پياده سازي اين سيستم در شركت الف نيز
با تمركز بر افزايش كارآيي توليد، گردآوري و مديريت اطلاعات صورت گر فته است. اين امر نيز در سايه
متمركزسازي مديريت اطلاعات و استانداردسازي اقلام اطلاعاتي و فرآيندهاي مديريت اطلاعات صورت
مي گيرد. به عبارت ديگر زماني كه يك بستر يكپارچه اطلاعاتي در سازمان شكل گرفته باشد، اطلاعات به
صورت يكپارچه توليد و عرضه مي شوند. سيستم مد يريت دانش در شركت الف بر مديريت و روانسازي
جريان دانش و توسعه فنون توليد و اشتراك دانش بين كاركنان سازمان متمركز شده است.
به لحاظ اين كه مديريت مؤثر اطلاعات در سازمان مي تواند جريان توليد و توزيع دانش را تسهيل نمايد،
سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مد يريت دانش مي توانند به صورت مكمل و پشتيبان يكديگر عمل
نمايند. سيستم برنامه ريزي منابع سازمان در ش ركت الف مديريت يكپارچه اطلاعات را ايجاد نموده و جريان
يافتن دانش در سازمان را تسهيل مي نمايد. از سوي ديگر توزيع روان و در دسترس بودن دانش در سازمان نيز
نشانگر چگونگي مديريت اطلاعات در سازمان است . البته تعامل و پشتيباني متقابل سيستم هاي برنامه هاي
منابع ساز مان و سيستم هاي مديريت دانش نبايد منجر به اين قضيه شود كه تفاوت هاي اين دو مقوله به خوبي
درك نشود . اطلاعات و دانش با يكديگر تفاوت هايي داشته و كاركردهاي آنها نيز كم و بيش با يكديگر
متفاوت است . از اين رو سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مديريت دانش هر يك در جايگاه خود براي
مديريت مؤثر اطلاعات و دانش مورد نياز هستند.
محتوي: درون سازماني و فراسازماني
همانطور كه در پروژه هاي پياده سازي سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان و مديريت دانش بروز برخي
مشكلات و معضلات سازماني از جمله مديريت تغيير چندان دور از انتظ ار نيست، در شركت الف نيز
پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان مشكلاتي را به همراه داشت . با استقرار سيستم برنامه ريزي منابع
سازمان در شركت الف دسترسي به اطلاعات تسهيل شده و اطلاعات عملكردي بخشهاي مختلف به سرعت
قابل دسترسي و بررسي بود . چون واحدهاي مختل ف توليدي در شركت فعاليت مي نمودند، اعلام اطلاعات
عملكردي آنها نوعي فضاي رقابتي درون سازماني را به وجود آورد كه طي آن هريك از واحدهاي توليدي
شركت به ديگر واحدها به چشم رقيب مي نگريستند. وجود چنين فضاي رقابتي مرزهاي بين واحدها را
مقداري پررنگ تر نمود . چنين ع املي جريان روان دانش در سازمان و به اشتراك گذاري دانش بين واحدهاي
سازماني را مشكل نمود . البته استقرار سيستم مديريت دانش نيز تا حدي مرزهاي بين واحد هاي توليدي را
پررنگ تر مي نمود. علت اين امر نيز ايجاد كميته هاي دانش محور در سازمان بود. از آنجا كه هر كميته دانش
محور تنها به يك محصول توليدي اختصاص يافته بود، هر واحد توليدي يك كميته دانش محور مختص خود
داشت. سياست شركت الف براي سازماندهي كميته هاي دانش محور به دليل اجتناب از بروز تعارض در
سازمان بود كه اين سياست خود به محكم تر شدن مرزهاي بين واحدهاي توليدي كمك نمود.
سيستم برنامه ريزي منابع سازمان از نظر ارتباطات بين سازماني نيز روابط شركت را با تامين كنندگان تغيير داد.
با استقرار اين سيستم تعداد تامين كنندگان شركت تقليل يافته و تنها تامين كنندگاني با شركت ارتباط داشتند،
كه تراكنش هاي نسبتاً زيادي را با شركت انجا م داده بودند. علت اين امر ارتباط و يكپارچگي بين سيستم
تداركات و سيستم انبار بود كه باعث مي شد مديريت مواد به صورت مؤثرتري انجام شده و سطح موجودي
كاهش يابد . البته كاهش تعداد تامين كنندگان از لحاظ مفاهيم مديريت زنجيره تامين يك نقطه قوت براي
شركت الف به شمار مي آمد. البته برخي از تامين كنندگان شركت در زمره تامين كنندگان كوچكي بودند كه
حجم تراكنش هاي آنها با شركت محدود بوده ليكن در زمينه تحقيق و توسعه محصول هاي جديد با شركت
همكاري مي كردند. پس از استقرار سيستم برنامه ريزي منابع سازمان ارتباط شركت با اين تامين كنندگان قطع
شد كه اين امر به قطع همكاري آنها با شركت انجاميد . اين امر با مخالفت بخش تحقيق و توسعه مواجه شد،
ليكن به لحاظ عدم توجه ساير بخش ها از جمله بخش هاي توليدي اقدام مؤثري در زمينه برقراري ارتباط با
تامين كنندگان مذكور صورت نگرفت . استقرار سيستم مديريت دانش نيز نه تنها راه حلي براي رفع اين مشكل
نبود بلكه مشكل مذكور را تشديد نمود . پس از استقرار سيستم مديريت دانش، يكي از رويكردهاي شركت
انتخاب تامين كنندگان استراتژيك و برقراري ارتباط با آنها بود و تامين كنندگان جزء در اين ميان جايگاهي
نداشتند. علت پيروي از اين رويكرد نيز اين بود كه تنها در صورت ارتباط با تامين كنندگان معدود امكان
يكپارچگي بين سازماني وجود دارد . اين رويكرد با استقرار سيستم برنامه ريزي منابع سازمان نيز تشديد
گرديد.
فرآيندها: وظيفه محوري در مقابل روابط اجتماعي
در وظيفه محوري، يافته ها تأييد م ي نمايند كه سيستم برنامه ريزي منابع سازمان تا حد بسيار زيادي بر بهبود
كارايي و ارائه اطلاعات براي تصمي م گيري هاي استراتژيك سازمان مؤثر بوده و اطلاعات مفيدي را در زمينه
وضعيت مالي و عملكرد سازمان در اختيار مديران و تصميم گيرندگان سازماني قرار مي دهد. همچنين سيستم
مديريت دانش، فرآيند يادگيري پيوسته از وقايع گذشته را براي اقدامات آينده تسهيل مي نمايد.
سؤالي كه در اينجا مطرح مي شود اين است كه چه زماني بهبودهاي فرآيندي، ناشي از پياده سازي سيستم هاي
برنامه ريزي منابع سازمان و يا مديريت دانش بوده است . در شركت الف هريك از اين سيستم ها به تنهايي
تأثير محدودي بر بهبود فرآيندها برجاي داشتند . در ديدگاه دانش محور مزيت رقابتي از طريق مديريت مؤثر
دانش و يكپارچگي آن با فرآيندهاي اصلي سازمان به دست مي آيد. در ديدگاه پردازش اطلاعات نيز با ايجاد
جريان روان اطلاعات، عدم اطمينا ن در فرآيندهاي داخلي و خارجي سازمان تا حدي كاهش مي يابد . در
شركت الف هر دوي اين ديدگاه ها كارساز بوده و به نظر مي رسد تركيب اين دو ديدگاه و پياده سازي همزمان
سيستم هاي مديريت دانش و برنامه ريزي منابع سازمان توانسته است نتايج مطلوبي را به همراه داشته باشد.
طي مطالعات به عمل آمده مشخص شد كه در جريان پياده سازي همزمان اين دو سيستم، روابط اجتماعي
درون و برون سازماني در شركت الف نيز متأثر شده و قدري تغيير يافته است . اين امر به واسطه تشكيل
گروه هاي دانش محور در درون بخش ها شكل گرفت. به عنوان مثال ثبت و ضبط اطلاعات واحد هايي مانند
فني و مهندسي و تحقيق و توسعه در درون سيستم باعث گرديد كه قدرت بخش توليد افزايش يابد . علت
اين امر نيز اطلاعاتي بود كه توسط بخ ش هاي فني و مهندسي و تحقيق و توسعه توليد شده و مستقيماً در
اختيار بخش توليد قرار مي گرفت. ليكن اين اطلاعات در بخش توليد محصور شده و در اختيار ساير بخش ها
قرار نمي گرفت. بنابر اين، اين بخش نوعي مالكيت بخشي را بر اطلاعات اعمال مي نمود . مقاومت در قبال
سلب مالكيت انحصاري اطلاعات، يكي از مهمترين چالش هايي است كه سازمان ها در جريان پياد ه سازي
سيستم هاي مكانيزه با آن رو برو مي شوند. مقاومت بخش توليد در اشتراك اطلاعات نيز از عدم تمايل برخي
از مهندسين اين بخش براي به اشتراك گذاردن اطلاعات و همراهي با سيستم هاي مذكور نشأت مي گرفت .
اين مورد يكي از مهمترين دلايل شكست پروژه هايي از اين دست مي باشد . توزيع نامتعادل قدرت در
سيستم هاي اجتماعي در سازمان ها عامل اصلي بروز چنين مشكلاتي مي باشد.
علاوه بر موارد فوق، تغيير در روابط بين سازماني مي تواند شبكه هاي ارتباط اجتماعي را تغيير دهد . در
شركت الف پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان باعث شد كه تعداد تامين كنندگان و ارتباطات با آنها
كه طي سال هاي طولاني شكل گرفته بود كاهش يابد . به عبارت ديگر پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع
سازمان بخشي از سرمايه هاي اجتماعي شركت الف را از ميان برداشت. اين سرمايه ها در سيستم مديريت
دانش بسيار ارزشمند هستند چون بخشي از دانش سازمان از ارتباطات ب ين سازماني و با بهره گيري از اين
سرمايه هاي اجتماعي به دست مي آيد. با اين تفاسير مي توان نتيجه گرفت كه سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
برخلاف سيستم مديريت دانش بيشتر بر فرآيندهاي وظيفه گرا تأكيد داشته و كمتر به جنبه اجتماعي سازمان ها
توجه مي نمايد.
كارآيي و انعطاف پذيري سازماني
آدلر و همكارانش طي مطالعات تجربي صورت گرفته در خصوص سيستم توليد شركت تويوتا، چهار
مكانيزم فراروش ها، غني سازي، انتقال و افراز ١ را به منظور دستيابي همزمان به كارايي و انعطاف پذيري در
سازمان پيشنهاد نمودند . فراروش ها رويه هاي استانداري هستند كه براي تغيير در رويه هاي جاري و تعريف
رويه هاي جديد، ارائه مي گردند. وجود اين فراروش ها براي ايجاد كارايي در روش هاي غيرتكراري و
ساختارنيافته ضروري است . غني سازي، يكپارچگي و تركيب مستمر فرآيندهاي ساختارنيافته در فرآيندهاي
ساختاريافته است . انتقال يا سوئيچ كردن، به ترتيب و توالي انجام فرآيندهاي ساختاريافته و ساختارنيافته
1Metaroutines, Enrichment, Swithing and Partitioning
توسط كاركنان اشاره دارد . در نهايت افراز، تشكيل گروه هاي سازماني براي انجام فرآيندهاي ساختاريافته و
ساختارنيافته سازماني است.
حال در شركت الف مي توان بررسي نمود كه چگونه سيستم هاي برنام ه ريزي منابع سازمان و مديريت دانش
بر اين مكانيزم ها تأثير مي گذارند. در خصوص فراروش ها، هر دو سيستم از كاركرد اين مكانيزم حمايت
مي نمايد. سيستم برنامه ريزي منابع سازمان فرآيندها را استانداردسازي و براي افزايش كارايي سيستم برخي از
فرآيندهاي جديد را طراحي نم وده و به مجموعه فرآيندهاي سازماني مي افزايد. سيستم مديريت دانش نيز بر
استانداردسازي و كدگذاري فرآيندها و دانش مرتبط با آنها تأكيد م ينمايد.
در زمينه مكانيزم غني سازي سيستم، برنامه ريزي منابع سازمان تا حدودي با اين مكانيزم در تناقض مي باشد .
چون اين سيستم بر تعريف فرآيندهاي ساختاريافته تأكيد مي نمايد و تا حد زيادي به سمت فرآيندهاي
استاندارد ساختاريافته گرايش دارد . از اين رو اين سيستم در راستاي افزايش كارايي به قيمت انعطاف پذيري،
تمايل دارد . از سوي ديگر سيستم مديريت دانش با ايجاد گروه هاي دانش محور و تمركز بر خلاقيت و
نوآوري تلاش دارد كه سازمان به صورت مستمر به يادگيري بپردازد . در نتيجه، اين يادگيري ها مي تواند به
صورت فرآيندهاي غيرساختاريافته به درون سيستم تزريق گردد . فرآيندهايي كه به صورت عمده از خلاقيت
و نوآوري نشأت گرفته اند. از اين رو سيستم مديريت دانش تا حدي ضعف سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
را در زمينه غني سازي فرآيندها جبران مي نمايد.
در شركت الف سيستم برنامه ريزي منابع سازمان تا حد بسيار زيادي بر مكانيزم انتقال تأثيرگذار بود . در
بسياري از بخش ها خصوصاً بخش توليد، اغلب افراد به كارهاي ساختاريافته مشغول بوده و انتقال كمي بين
فرآيندهاي ساختاريافته و ساختارنيافته وجود داشت . تنها آموزش هاي مستمر در جريان پياده سازي سيستم،
اميد به افزايش فرآيندهاي ساختاريافته را زياد نمود . ليكن اين آموزش ها اغلب براي افرادي برگزار مي گرديد
كه سطح عملكرد مطلوبي نداشتند و ديگر ان كه استانداردهاي توليد را برآورده مي نمودند از شركت در اين
آموزش ها معاف بودند . از اين رو آموزش هاي مذكور تنها به اجراي بهتر فرآيندهاي استاندارد كمك مي نمود.
در برخي از بخش ها مانند بخش مشاوره نيز اغلب فرآيندها در زمره فرآيندهاي ساختارنيافته بودند . افراد اين
بخش كمتر در فرآيندهاي ساختاريافته درگير مي شدند، پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان حتي بر
اين افراد نيز تأثير چنداني نداشت.
با پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان، افراز كم و بيش در شركت الف شكل گرفت . چون هريك از
بخش ها در برخي از فرآي ندها به صورت حرفه اي متبحر شدند. بنابراين در مجموع انعطاف پذيري و كارايي
براي سازمان به وجود آمد . ليكن در هر يك از بخش ها اين قضيه شكل نگرفت . بخش هايي كه بيشتر به
فرآيندهاي ساختاريافته مشغول بودند، كارايي شركت را افزايش دادند . ساير بخش ها نيز به افزايش
انعطاف پذيري شركت كمك كردند
.
نتيجه گيري
در اين مقاله، پياده سازي همزمان دو سيستم مديريتي، مديريت دانش و برنامه ريزي منابع سازمان به صورت
همزمان در يك شركت بررسي شده و تأثيرات اين دو سيستم بر انعطاف پذيري و كارايي سازمان مورد
ارزيابي قرار گرفت . در اين بخش تفا وت ها و شباهت ها نيز مشخص گرديد كه اين دو سيستم به صورت
كلي سازمان را تحت تأثير قرار داده و با تغييراتي روبر مي نمايد. از اين رو زماني كه سيستم برنامه ريزي منابع
سازمان بر افزايش كارايي سازمان تأكيد مي نمايد، سيستم مديريت دانش نيز از طريق مديريت و نشر مؤثر
دانش سازماني، بهبود جايگاه رقابتي و انعطاف پذيري سازمان را ميسر مي سازد . در ادامه نيز تفاوت ها و
شباهت هاي اين دو سيستم از طريق تأثيرگذاري آنها بر روابط درون و برو ن سازماني مورد بررسي قرار
گرفت. ارزيابي اين دو سيستم از نظر محتوي، چارچوب و فرآيندها مشخص نم ود كه اين دو مي توانند به
صورت تكميلي برخي نتايج مثبت را براي سازمان به همراه داشته باشند . البته بايد توجه داشت در زماني كه
برخي از قابليت هاي هر يك از اين سيستم ها توسط ديگري متاثر شود، دستيابي به ه مافزايي دو سيستم قدري
مشكل شده و وابسته به شرايط سازمان مي باشد. به عنوان مثال سيستم برنام ه ريزي منابع سازمان در شركت
الف روابط اجتماعي تامين كنندگان را محدود نمود و شركت را از دستيابي به دانش آنها محروم كرد.
اين تحقيق پيشنهاد مي نمايد كه در پياده سازي همزمان دو سيستم مذكور بايد فلسفه و رويكردهاي هر يك از
اين د و سيستم به دقت بررسي شده و با راهبردهاي اصلي سازمان سنجيده شود تا اولويت هاي اصلي سازمان
در زمينه انعطاف پذيري يا كارايي مشخص گردد . از آنجا كه اين دو سيستم بر ساختار قدرت و روابط
اجتماعي درون و برون سازماني تأثيرگذار هستند، پيش بيني پيامدهاي پياده سازي آنه ا با توجه به شرايط
سازمان ضروري است.
با توجه به اهميت تحول در سازمان ها، در تحقيقات آينده مناسب است كه مكانيزم هاي يكپارچگي ابزارها و
سيستم هاي مديريتي مختلف و استفاده همزمان از آنها بررسي شده و راهكارهايي جهت بهره گيري حداكثر از
قابليت هاي اين مكانيزم ها در راستاي اهداف مختلف سازماني از جمله انعطاف پذيري و كارايي ارائه گردد .
بررسي در تحقيقات آينده نشان مي دهد كه چگونه بدون ايجاد همپوشاني گسترده مي توان از قابليت هاي
مختلف اين سيستم ها به صورت حداكثر استفاده نمود
.
آدرس: تهران، نارمك، خيابان گلبرگ شرقي، بعد از تقاطع
، دردشت، ساختمان تجاري و اداري گلبرگ، طبقه اول، واحد ۳۰
تلفن: ۷۷۹۳۶۷۵۲ و ۷۷۹۳۶۷۳۱
مطلب‌های دیگر از همین نویسنده در سایت آینده‌نگری:
|
بنیاد آینده‌نگری ایران |
|
يكشنبه ۹ ارديبهشت ۱۴۰۳ - ۲۸ آوریل ۲۰۲۴
دانش نو
|
|
Twitter
Google
Yahoo
Delicious
بالاترین
دنباله
نسخه‌ی چاپی
ارسال اين مطلب به دوستان