یکی از وظایف مهم مدیر برنامه ریزی و آینده نگری است. اهمیت برنامه ریزی، علی الخصوص زمانی که منابع موجود برای مدیریت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بی شمار است، محسوس تر می گردد. اغلب مدیران مایل اند از نحوه برنامه ریزی خود در سازمان مطلع گردند و چگونگی انجام این وظیفه را ارزیابی کنند. در نتیجه مدیران،در برنامه ریزی باید احاطه کاملی بر سازمان و فعالیتهای آن داشته باشندو با خونسردی و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولی بپندارند که خود در مقابل آن ذره ناچیزی هستید،مسلما نمی توانید تصمیم گیری و برنامه ریزی موثری داشته باشید.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانید و بکوشید که واقعا هم چنین باشد. در زمان بروز مشکلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خود را حفظ کنید. نکته مهم دیگر در برنامه ریزی استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ریزی امور، انگیزه و علاقه نقش مهمی دارد.در برنامه ریزی که انجام می دهیم کارهای خسته کننده را در اوایل روز و هفته انجام دهیم . پس از خاتمه برنامه ریزی چند ساعتی را به استراحت و کار مورد علاقه مان سپری کنیم و به کارکنان اجازه دهیم این ساعات را به میل خود در داخل یا خارج سازمان بگذرانند.
تعریف برنامه ریزی
برای دست یافتن به هدف مورد نظر ، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد.« برنامه ریزی شالودۀ مدیریت را تشکیل می دهد ».
بنیاد هر سازمانی بر برنامه ریزی استوار است.
یکی از وظایف مهم مدیر برنامه ریزی و آینده نگری است. اهمیت برنامه ریزی، علی الخصوص زمانی که منابع موجود برای مدیریت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بی شمار است، محسوس تر می گردد. اغلب مدیران مایل اند از نحوه برنامه ریزی خود در سازمان مطلع گردند و چگونگی انجام این وظیفه را ارزیابی کنند. در نتیجه مدیران،در برنامه ریزی باید احاطه کاملی بر سازمان و فعالیتهای آن داشته باشندو با خونسردی و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولی بپندارند که خود در مقابل آن ذره ناچیزی هستید،مسلما نمی توانید تصمیم گیری و برنامه ریزی موثری داشته باشید.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانید و بکوشید که واقعا هم چنین باشد.
در زمان بروز مشکلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خود را حفظ کنید. نکته مهم دیگر در برنامه ریزی استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ریزی امور، انگیزه و علاقه نقش مهمی دارد.در برنامه ریزی که انجام می دهیم کارهای خسته کننده را در اوایل روز و هفته انجام دهیم . پس از خاتمه برنامه ریزی چند ساعتی را به استراحت و کار مورد علاقه مان سپری کنیم و به کارکنان اجازه دهیم این ساعات را به میل خود در داخل یا خارج سازمان بگذرانند.
چگونه می توان انگیزه و شور و شوق خود را در کارها حفظ کرد؟
احساس یک مدیر سطح عالی در سازمان همانند احساس ناخدای یک کشتی است و حوادث کاری به مثابه امواج اقیانوس اند. که هر لحظه سازمان را به ورطه تلاطم می کشانند.مدیر باید تلاش کند تا کشتی سازمان را در این امواج متلاطم با آرامش و ثبات به پیش براند و بدون وحشت و هراس به سرمنزل مقصود برساند.کنترل مسائل سازمان ، فائق آمدن بر خستگی ها وملالت های کاری ، حفظ آرامش و خونسردی استفاده موثر از وقت و ایجاد انگیزه وعلاقه ، همه شرایطی هستند که برای برنامه- ریزی کارآیند لازم و ضروری است و به کمک این برنامه ریزی تحقق اهداف سازمانی عملی خواهد شد.در صورتی که در انجام وظایف سازمانی احساس خستگی و بی انگیزگی می کنید ، در صورتی که اشتیاق به انجام کارها در شما افول کرده و احساس بی اعتنایی جایگزین آن شده است ، شاید توصیه های زیر برای شما کارساز باشد
1) زندگی نامه افراد بزرگ و مشاهیر عالم را مطالعه کنید.انیشتین ویلون می نواخت و این سرگرمی ایام فراغتش بود.شما هم در روز لحظاتی را برای آرامش ، تنوع و استراحت در نظر بگیرید.در این لحظات به کار و عملی بپردازید که بدان واقعا علاقه دارید.
2) برای خود عرصه های تلاش آفرین جدیدی بیافرینید.بیاد داشته باشید هر انسانی برای زنده ماندن به هدف های جدید و آرمان های نو نیاز دارد. مسئولیت های جدید را بپذیرید ، خود را در تحقق اهداف بالاتر درگیرسازیدو نگذارید در بن بست فعالیت های شغلی متوقف شوید.آدمی به سعی و تلاش زنده است. زبونی و زوال وی زمانی است که همه اهداف و آرزوهای خود را بر آورده بداند و دیگر انگیزه و نیازی برای حرکتو پویایی نداشته باشد.
3) سعی کنید در محاورات و گفتگوهای خود از به کار بردن لفظ " من علاقه ندارم" بپرهیزید.علت بی علاقگی خود را به امور کشف کنید و در رفع آنها بکوشید.سعی کنید برای خود در انجام کارها انگیزه و علاقه ایجاد کنید. به نتایج کارها فکر کنید و برای آنها نتایج انگیزه آفرین بسازید.برای این کار نسخه یکسانی وجود ندارد هر فردی باید روش خاص خود را به کار گیرد. برای مثال ، زمانی که سرگرم تهیه گزارش خسته کننده ای هستید، به نتایج پاداشی آن مانند رضایت مدیر بالاتر،کسب حرمت بیشتر در سازمان وامثال آن فکر کنید.
4) همه مسائل را به همراه هم در نظر نیاورید و برای غلبه به همه آنها یک باره به خود فشار نیاورید.مسائل را تک به تک با تانی و آرامش برای خود مطرح کنیدوبرای آن راه حل بیابید. یکی از شاگردان دوره دکتری را به یاد می آورم که با یاس و ناامیدی فراوان به من مراجعه کرده بود و از این که باید منابع متعدد و فراوانی را برای شرکت در امتحان جامع دوره دکتری مطالعه کند احساس عجز و ناتوانی می کرد. به همراه او به اتاقش رفتم .تمام سطح میزش از کتب مختلف پوشیده شده بود و او در میان انبوه کتاب ها سرگردان و حیران مانده بود . کاری که برایش انجام دادم این بود که تمام کتاب ها را از روی میزش برداشتم بجز یک کتاب به او گفتم فعلا همین کتاب را مطالعه کن و بعد با خونسردی و آرامش به سراغ دومی برو. او به همین نحو عمل کرد و موفق شد در زمان کوتاهی برای امتحان آماده شود.اگر مسائل انباشته و درهم شوند و شما را از هر سو احاطه کنند،امکان راه حل یابی از شما سلب خواهد شد . مسائل را به ترتیب اهمیت درجه بندی کنید و آنها را یک به یک حل کنید. همان افسانه قدیمی را به یاد آورید که در آن پیری به پسرش اندرز می داد : " دسته ترکه های به هم بسته را یکباره نمی توان شکست ، اما اگر آنها را از هم باز کنید و تک تک بشکنید در شکستن آنها موفق خواهید شد. "
5) اگر ابهت کاری شما را از نزدیک شدن بدان و اقدام به آن باز می دارد. آن را به اجزا کوچکتر و وظایف فرعی تر تجزیه کنید و به انجام آن اجزا بپردازید . پس از مدتی متوجه خواهید شد که آن کار خطیر صورت گرفته است . شاید این روش برای کسانی که طولانی بودن زمان انجام کارها آنها را بی حوصله می کند راه حل مناسبی باشد. زمانی یکی از ناشران کتب درسی ترجمه کتاب قطوری را به من پیشنهاد کرد. به محض دیدن کتاب گفتم: " حوصله ترجمه چنین کتابی با این حجم را ندارم." او وقتی در تغییر دادن نظر من موفق نشد، موفقیت مرا برای ترجمه یک فصل از آن کتاب را جلب کرد و با تکرار این کار کتاب در عرض یک سال ترجمه شد .
آینده را چگونه پیش بینی می کنید؟
تصور شما در مورد آینده چیست؟ دنیا در پنجاه سال آینده شاهد چه تحولات و تغییراتی خواهد بود؟ و هزاران ؟؟؟؟؟؟؟
شاید همه مدیران آرزو دارند که بتوانند آینده را در جام جهان نمایی ببینند و وقایع آتی را پیش گویی کنند . اما متاسفانه در حال حاضر چنین امکانی وجود ندارد، گرچه مدیران برای برنامه ریزی های خود نیاز به پیش بینی دارند وباید از بصیرت کافی برخوردار باشند تا بتوانند در کار برنامه ریزی توفیق یابند.با این وجود با تصمیم گیری و برنامه ریزی صحیح می توان آینده را تا حدودی پیش بینی کرد و با دیدی خوش به آینده نگریست.
همان گونه که اشاره شد خوش بین بودن نسبت به آینده موجب می گردد مدیر با امید فراوان به برنامه ریزی بپردازد، قبل از این که به حوادث احتمالی منفی فکر کند،به وقایع مثبت بیندیشدو با این تلقی مسیرهای سخت کاری را هموار کند و پیش رود. خوش بینی نسبت به آینده سبب می شود تا روحیه فرد در مقابله با مشکلات قوی تر گردد و یاس و ناامیدی کمتر مانع راه پیشرفت وی شود.البته خوش بینی های افراطی ، که به تخیل گرایی ساده لوحانه تعبیر می شود ، در مدیریت کارساز نیست و هیچ گاه توصیه نمی شود. این گونه خوش بینی ها باعث می شود در برنامه ها واقعیت ها در نظر گرفته نشود و در نتیجه، به شکست و سرخوردگی منجر گردد. خوش بین بودن مورد نظر ما خوش بینی واقع گرایانه است. خوشبینی که موارد مثبت احتمالی را در نظر دارد و با اتکا به آنها راه پیشرفت و رشد را هموار می سازد . به عنوان مدیر سعی کنید به امکانات موجود و بالقوه سازمان بیندیشید ، مثبت فکر کنید و با خوشبینی واقع گرایانه به جنگ مشکلات بروید.
در برنامه ریزی ها بیشتر به روش علمی معتقدید یا اشراق و اقبال؟
گروهی از مدیران در برنامه ریزی هایشان به روش های علمی اعتقاد دارند ؛ وتجزیه و تحلیل های علمی را راه مناسبی برای برنامه ریزی می دانند ؛ گروهی به خلاقیت ذهنی ، قضاوت های شخصی ، و اشراق واقبال معتقدند و از زاویه دیگری به برنامه ریزی می نگرند. شاید بتوان گروه سومی یافت که به ترکیب و تلفیق این دو شیوه در برنامه ریزی توجه دارند و هر دو روش را می پذیرند.البته باید به یاد داشت که شیوه مناسب برای برنامه ریزی تا حدود زیادی بستگی به شرایط موقعیت دارد و نمی توان یک روش خاص را به طور مطلق بهترین دانست.
شکیبا باشید و از تاخیر در امور نهراسید
ناشکیبایی و بی صبری در مدیریت ضایعه ساز است. سعی کنید در نظم و نسق دادن به امور شکیبایی پیشه سازید. از به تاخیر افتادن کارها نهراسید، چه بسا که تاخیر در انجام امری موجب شناخت بهتر و اقدام درست تری گردد. به تجربه ثابت شده است که احتمال تصمیم گیری های غلط مدیران عجول و ناشکیبا بیشتر است .مدیر باید بکوشد شکیبایی وصبرو حوصله را به خود تلقین کند . در مسائل مختلفی که با آن روبرو می شوید یک زمان اضافی در نظر بگیرید . شکیبایی نشانه بلوغ فکری است و به اعتقاد روانشناسان خواست های عجولانه مثل " این کار همین الان باید انجام شود" یا " فلان چیز همین الان باید حاضر شود " نشانه ای از رفتارهای دوران کودکی است.
در برنامه ریزی ها افق دید خود را وسیع تر کنید . تاخیر های احتمالی را بپذیرید و از آنها به عنوان فرصت های تفکر در مورد نقاط ضعف برنامه سود ببرید. مشهور است که تفاوت بین مدیریت ژاپنی و امریکایی در همین نکته است که مدیران امریکایی افق دید کوتاه تری دارند ، در ارزیابی ها عجول ترند . بر عکس ، مدیران ژاپنی به هدفهای بلند مدت توجه دارند ، در ارزیابی ها بدون هیچ گونه شتاب زدگی و از سر تامل اقدام می کنند ودر انجام امور باز حوصله را ترجیح می دهند .
شکیبایی و حوصله نه تنها برای مدیر بلکه برای کارکنان نیز یکی از رموز موفقیت و پیشرفت در کارهاست.اگر کارکنان در اجرای برنامه های بلند و خسته کننده ، در برنامه های آموزشی و انجام سایر امور روزمره صبر و حوصله کافی نداشته باشند، بزودی دچار حساسیت می شوند و از انجام کار باز می مانند ، بدین ترتیب باید کارکنان را نیز به شکیبایی و حوصله دعوت کنیم .
در اینجا به توصیه هایی برای افزایش قدر ت شکیبایی توجه کنید :
1) زمانی که در انتظار تکمیل ، اجرا یا دریافت امکانات برای انجام یک پروژه هستید ، کار دیگری را نیز برای خود برنامه ریزی کنید . نگذارید فاصله زمانی انتظار شما را خسته و کسل کند.
2) در تمام برنامه های خود اعم از روزانه یا ماهانه و سالانه زمان تاخیرها را اضافه کنید. تاخیر مجاز در برنامه ها را جزء جدایی ناپذیر آنها بدانید.
3) فهرستی از پروژه های اجرا شده را مرور کنید. ملاحظه خواهید کرد برنامه هایی که سریعتر اجرا شده اند لزوما برنامه های بهتری نبوده اند . سرعت یکی از خصوصیات برنامه مطلوب است ، اما سرعتی که کیفیت برنامه را خدشه دار کند قابل قبول نیست.
4) تاخیرهای احتمالی در برنامه ها را به دو گروه تقسیم کنید. یکی تاخیرهایی که می توانید جلوی آنها را بگیرید و دیگری تاخیرهایی که کنترل آنها از دست شما خارج است . در کنترل تاخیرهای اول تلاش کنید و تاخیرهای گروه دوم را بی چون وچرا بپذیرید.به یاد داشته باشید ناشکیبایی و عصبی شدن شما هیچ گونه اثر مثبتی بر تاخیرهای گروه دوم نخواهد داشت ، جز آنکه شما را تضعیف کند.
5) با آدم های شکیبا ،پر حوصله و خونسرد معاشرت کنید . سعی کنید شکیبایی را از آنها بیاموزید.ببینید چطور با حوصله و آرامش واعتماد به نفس کار می کنند. روش آنها را الگوی خود قرار دهید.
در برنامه ریزی از آینده و حوادث نهراسید
همان گونه که اشاره شد برنامه ریزی نوعی پیش بینی است و از آنجایی که پیش بینی ها صد در صد به واقعیت نمی پیوندند ،همواره امکان درصدی از خطا وجود دارد و مدیر در برنامه ریزی با مخاطره مواجه است .در صورتی که هراس از مخاطرات احتمالی که جزء لاینجزای پیش بینی است ، مدیر را از اقدامات خطیر باز می دارد ، مسلما این مسئله عارضه ای منفی برای مدیریت به شمار خواهد آمد و در نهایت موجب تضعیف سازمان خواهد شد.
مدیر باید آینده و پیچیدگی های آن را به عنوان یک واقعیت بپذیرد و بداند که باید در چنین فضایی به برنامه ریزی بپردازد و برنامه ریزی مسلما توام با مخاطراتی خواهد بود. مدیر باید خوش بینی واقع گرایانه خود را همواره حفظ کند وبه امکانات و منابع موجود بیاندیشد و پیش رود. تفکر درباره کمبودها و محدودیت ها موجب یاس و نا امیدی است . با خوش بینی وامید می توان بر ترس از آینده غلبه کرد.
نکته دیگر که در برنامه ریزی قابل ذکر است قبول اشتباهات و خطاها از سوی مدیر است . با شرحی که در فوق مذکور افتاد برنامه ریزی همراه با مخاطراتی است و ممکن است مدیر در برخی اوقات تصمیماتی اتخاذ کند و برنامه هایی را به مرحله اجرا گذارد که اشتباهات و خطاهایی در آنها راه یافته باشد . در این گونه موارد مدیر باید بلافاصله پس از اطلاع از مشکل ، برنامه را متوقف سازد و با پذیرفتن مسئولیت اشتباهات، در رفع آنها اقدام کند.نادیده گرفتن خطاهای برنامه ریزی و چشم پوشی از آنها موجب بروز مشکلات فراوانی در سازمان خواهد شد. برخی از مدیران قبول اشتباهات را نشانه ضعف خود می دانند و حتی المقدوراز آن پرهیز می کنند . به این علت در برخی از سازمان ها برنامه هایی را مشاهده می کنیم که با وجود مشکلات عدیده در آنها هنوز ادامه دارند و با حمایت مدیر مربوط اجرای آنها تداوم یافته است . در حالی که باید به مدیران گوشزد شود که قبول اشتباهات دلیل قوت اراده و اعتماد به نفس بالای آنهاست و مدیری که اشتباه خود را بپذیرد به نفع خودو سازمان عمل کرده و شایان تقدیر است.
Twitter
Google
Yahoo
Delicious
بالاترین
دنباله
یکی از وظایف مهم مدیر برنامه ریزی و آینده نگری است. اهمیت برنامه ریزی، علی الخصوص زمانی که منابع موجود برای مدیریت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بی شمار است، محسوس تر می گردد. اغلب مدیران مایل اند از نحوه برنامه ریزی خود در سازمان مطلع گردند و چگونگی انجام این وظیفه را ارزیابی کنند. در نتیجه مدیران،در برنامه ریزی باید احاطه کاملی بر سازمان و فعالیتهای آن داشته باشندو با خونسردی و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولی بپندارند که خود در مقابل آن ذره ناچیزی هستید،مسلما نمی توانید تصمیم گیری و برنامه ریزی موثری داشته باشید.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانید و بکوشید که واقعا هم چنین باشد. در زمان بروز مشکلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خود را حفظ کنید. نکته مهم دیگر در برنامه ریزی استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ریزی امور، انگیزه و علاقه نقش مهمی دارد.در برنامه ریزی که انجام می دهیم کارهای خسته کننده را در اوایل روز و هفته انجام دهیم . پس از خاتمه برنامه ریزی چند ساعتی را به استراحت و کار مورد علاقه مان سپری کنیم و به کارکنان اجازه دهیم این ساعات را به میل خود در داخل یا خارج سازمان بگذرانند. 
نسخه‌ی چاپی
ارسال اين مطلب به دوستان