سرمایه اطلاعاتی و همسویی با راهبرد های سازمانی

اگر عضو یکی از شبکه‌های زیر هستید می‌توانید این مطلب را به شبکه‌ی خود ارسال کنید:

Twitter

Google

Yahoo

Delicious

بالاترین

دنباله

[03 Nov 2010]   [ ]

سرمایه اطلاعاتی در اقتصاد دیجیتالی نقش بسیار مهمی ایفا می کند. در سازمان ها نیز اگر با راهبردهای کسب و کار همسو یا منطبق باشد، می تواند ارزش افزوده فوق العاده ای ایجاد کند. یکی از مهمترین دغدغه های مدیران در سال های اخیر ایجاد این همسویی بین سرمایه اطلاعاتی و راهبرد های سازمانی بوده است که به همسویی راهبردی شناخته می شود. سرمایه اطلاعاتی در سازمان ها معمولا با عنوان دارایی های نامشهود مطرح می شود و اندازه گیری آن ساده نیست.

● مقدمه

در سال های اخیر موضوع استفاده از فناوری اطلاعات در امور تجاری و کسب وکار و همسویی یا انطباق آن با راهبرد های سازمان مسأله مهمی برای مدیران ارشد اجرایی در اقصی نقاط دنیا شده است. متأسفانه بسیاری از مدیران با دنباله روی از این موج، هزینه های بسیاری را به سازمان خود تحمیل کرده اند و به دلیل کم توجهی به همسویی با راهبرد های سازمان موفق به کسب نتایج قابل قبول و ایجاد ارزش برای سهامداران و ذینفعان نشده اند.

در همین راستا اندازه گیری این سرمایه ها و دارایی های نامشهود مورد توجه بسیاری قرار گرفته است. در واقع این موضوع کار ساده ای نیست و متأسفانه در این زمینه روش های کاربردی زیادی معرفی نشده اند. یکی از نکات مهم در این خصوص این است که این دارایی های نامشهود به راحتی و به سادگی به نتایج مشهود تبدیل نمی شوند. در واقع تأثیر آن ها در عملکرد مالی از طریق زنجیره پیچیده ای از روابط علت و معلولی ۷ درون سازمان خواهد بود. [۴]

● اقتصاد دیجیتالی

در سال های خیلی دور، در عصرکشاورزی و ماقبل صنعتی، دو عامل کار و زمین نقش مهمی در زندگی بشری داشتند. پس از شروع عصر صنعتی و تا اواخر قرن بیستم، دو عامل کار و سرمایه به عنوان عوامل اصلی تولید شناخته می شدند. اما اکنون اطلاعات و دانش جای خود را در اقتصاد جهانی پیدا کرده اند و در کنار کار و سرمایه، از جمله دارایی های مهم تولید و ارزش آفرینی به شمار می آیند. در واقع رشد سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات در اواخر قرن بیستم باعث شد تا بخش قابل توجهی از تولید و کارآفرینی از فعالیت های فیزیکی به سمت فعالیت های دانایی محور سوق پیدا کند.

با افزایش حجم و تبادل سریع اطلاعات در دنیای کنونی و نیز نیروی کار متخصص که در اقصا نقاط جهان پراکنده هستند، دانش و تجربه به سرعت منتقل می شود و مزیت های شرکت ها با افزایش رقابت مورد تهدید قرار می گیرد. در این اوضاع و احوال تنها مزیت رقابتی نسبتا پایدار برای شرکت ها، ترکیب نیروی انسانی خلاق و مستعد در کنار نوآوری در فناوری و بازار است. از این طریق است که شرکت ها می توانند در اقتصاد جدید، ارزش آفرینی کنند.

هم اکنون در یک جامعه اطلاعاتی و دهکده جهانی با یک اقتصاد جدید به نام اقتصاد دیجیتالی یا اقتصاد دانایی - محور ۸ زندگی می کنیم. مشخصه های بارز این اقتصاد به شرح زیر است: [۳]

۱) منبع اصلی در اقتصاد جدید «دانایی» است، یعنی ارزش آفرینی کسب و کار یا خلق ثروت، بر پایه سرمایه فکری ۹ استوار است.

۲) بیشتر فعالیت ها در این اقتصاد مبتنی بر اطلاعات و دانش است و از طریق ارایه خدمات بجای فعالیت های ساخت و تولید که از نوع فیزیکی هستند، انجام می شود.

۳) خدمات مبتنی بر دانش مانند آموزش های آکادمیک یا آموزش های تخصصی و مهارتی، خدمات مالی و بیمه، خدمات مشاوره و ممیزی و نیز رسانه ها، به سرعت در حال افزایش است.

۴) رسانه های ارتباطی جدید مانند شبکه جهانی وب (اینترنت) و شبکه های داخلی شرکت ها (اینترانت) و ارتباطات سیار به سرعت در حال فراگیر شدن است.

۵) ساختار شرکت ها از حالت سلسله مراتبی و سنتی خود در حال تبدیل به ساختارهای شبکه ای است. این موضوع در شرکت های کوچک و متوسط بسیار رایج است.

۶) در اقتصاد جدید، توسعه غالبا دارای ماهیت تحولی و با رشد و تکامل سریع و بنیادین همراه است.

هسته اصلی تمامی مشخصه های ذکر شده، سرمایه اطلاعاتی ۱۰ است که در سازمان های جدید ارزش آفرینی می کند. در بسیاری از شرکت ها، سرمایه اطلاعاتی، منبع نوآوری و موجد مزیت رقابتی است. با افزایش فضای رقابتی در اقتصاد جهانی، موفقیت سازمان ها به نحو چشمگیری وابسته به توانایی استفاده آن ها از فناوری اطلاعات در فرایندهای اصلی سازمان ها در جهت خلق ارزش و سوددهی است. در واقع مهمترین وظیفه مدیریت در این بین، سازماندهی و هدایت سرمایه های اطلاعاتی در جهت خلق ارزش و سود برای شرکت است.

● نقشه راهبرد

در دنیای کسب و کار نمی توان چیزی را مدیریت کرد مگر آن که بتوان آن را اندازه گیری کرد و تا زمانی که خوب تعریف نشده، اندازه گیری آن نیز ممکن نیست. در اقتصاد دیجیتالی که بیش از ۷۵ درصد ارزش سازمان ها به دارایی های نامشهود ۱۱ تعلق دارد، سیستم های مالی و حسابداری سنتی قادر به شناسایی، تعریف و اندازه گیری آن ها نیستند.

برای حل این موضوع راه حل های متفاوتی پیشنهاد شده است که یکی از پرکاربرد ترین آن ها ابزار مدیریتی کارت امتیازی متوازن است. این ابزار در واقع معیارهای مالی را که مبتنی بر نتایج عملکرد گذشته است، در کنار معیارهای غیر مالی مانند مشتریان، فرایندهای داخلی و رشد و یادگیری سازمان ها قرار می دهد. به همین دلیل ارتباط مستقیمی بین راهبرد های سازمان و اهداف آن برقرار می کند. با استفاده از این ابزار در سازمان ها، یک نقشه راهبرد تهیه می شود تا ارتباط بین دارایی های نامشهود و نتایج مشهود ۱۲ نشان داده شود. اهمیت و نقش این موضوع برای درک بیشتر چگونگی خلق ارزش توسط سرمایه های فکری و بخصوص سرمایه های اطلاعاتی در سازمان ها، روز به روز چشمگیرتر می شود.

کاپلان و نورتن در کتاب معروف خود [۲] می گویند: «نقشه راهبرد در واقع تصویر مشهودی از راهبرد های سازمان را به مدیران ارشد ارایه، تشریح و اجرای آن را در سطوح عملیاتی سازمان ساده و نهایتاً چگونگی خلق ارزش را نمایان می کند.»

یک نقشه راهبرد به چهار حوزه زیر تقسیم بندی می شود:

▪ خلق ارزش و نتایج مورد انتظار برای سهامداران، ذینفعان و مشتریان از طریق رشد و بهره وری

▪ دیدگاه ها و انتظارات مشتری برای خلق ارزش

▪ فرایندهای داخلی جهت تولید محصول و ارایه خدمات به مشتری

▪ ظرفیت های موجود در فرهنگ، فناوری و کارکنان برای خلق ارزش افزوده

در سازمان های دولتی و غیر انتفاعی معیار مالی به تأثیر گذاری در توسعه اجتماعی، ملی و دیدگاه مشتری به دیدگاه شهروندان جامعه تبدیل خواهند شد. در واقع نقشه راهبرد چارچوبی را مشخص می کند که برای هر نوع سازمانی قابل انطباق و پیاده سازی است و نکته حایز توجه در اینجا نقش منابع انسانی و دانش کارکنان در همسویی با اهداف و عملیات سازمان و در جهت پاسخگویی به تعهدات و مسئولیت های اجتماعی است.

● آمادگی راهبردی ۱۳

در اینجا بحث ما بیشتر روی حوزه دارایی های نامشهود است که به سه دسته، سرمایه انسانی ۱۴، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه سازمانی ۱۵ تقسیم می شوند. در حقیقت سرمایه انسانی، کارکنان سازمان هستند. سرمایه اطلاعاتی، عبارت است از آنچه که سرمایه انسانی و سازمان می داند. سرمایه سازمانی، چگونگی انجام عملیات سرمایه های انسانی و استفاده از سرمایه های اطلاعاتی در جهت خلق ارزش برای سازمان است. برای ارزش آفرینی از دارایی های نامشهود دو امر مهم بایستی محقق شوند: [۲]

۱) همسویی یا انطباق دارایی های نامشهود با راهبرد های سازمان که قرار است اجرا شوند.

۲) برنامه ریزی منسجم و مدیریت یکپارچه برای استفاده از دارایی های نامشهود انجام شود.

فرایند تبدیل دارایی های نامشهود به نتایج مشهود و سپس تبدیل آن ها به ارزش مالی و سود آوری برای سازمان ها در دو مرحله به انجام می رسد. مرحله اول «آمادگی ۱۶» نام دارد که به معنی میزان همسویی و انطباق دارایی های نامشهود با راهبرد های سازمان است. هر چه درجه آمادگی دارایی های نامشهود بالاتر باشد، تبدیل آن به ارزش و سود با استفاده از فرایندهای داخلی سریعترخواهد بود. مرحله دوم، «نقدینگی ۱۷» نام دارد و میزان سادگی تبدیل دارایی های نامشهود به وجه نقد را نشان می دهد. دارایی های نامشهود تنها زمانی به نتایج مشهود می رسد و قابل تبدیل به ارزش مالی است که در رشد درآمد شرکت یا کاهش هزینه ها تأثیر گذار باشد و این امر ممکن نیست مگر زمانی که دارایی های مذکور به خوبی با راهبرد های سازمان همسو شده باشند و هم راستا با آن ها در جهت تحقق اهداف سازمان عمل کنند.

سازمان نمی تواند و نباید ارزش پولی معنی داری برای دارایی های نامشهود تعیین کند. زیرا ارزش مورد بحث تنها زمانی قابل حصول است که دارایی های نامشهود به نتایج مشهود تبدیل شوند و آن گاه قابلیت نقد شدن دارند و این امر تنها زمانی میسر است که راهبرد های سازمان اجرا و اهداف سازمانی محقق شوند. عبارت آمادگی راهبردی که برای دارایی های نامشهود تعریف شد شرط لازم برای تبدیل آن به نتایج مشهود است ولی کافی نیست. موضوع دارایی های نامشهود و درجه آمادگی آن ها دغدغه مدیران کسب و کار در اقتصاد دیجیتالی است که همواره سعی در افزایش این آمادگی و انطباق آن ها با اهداف و راهبرد های سازمانی را دارند. به همین دلیل اهمیت تعریف دقیق این دارایی ها، اندازه گیری و مدیریت آن ها روز به روز بیشتر می شود و از جمله مسایل مهم مد نظر مدیران است. [۲]

● سرمایه اطلاعاتی

آنچه در حوزه رشد و یادگیری و در این مقاله مورد توجه است، سرمایه اطلاعاتی است. این سرمایه به چهار بخش اصلی تقسیم می شود: [۳]

▪ زیر ساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات که شامل سخت افزارها، نرم افزارها، شبکه های ارتباطی ثابت و سیار، مهارت ها و تخصص های مدیریت آن ها در ارایه خدمات و عملیات در حوزه سازمان می باشد.

▪ سیستم های اطلاعاتی عملیاتی ۱۸ و نرم افزارهای کاربردی که عملیات روزمره و امور اجرایی کارکنان سازمان با استفاده از آن ها صورت می گیرد.

▪ سیستم های پشتیبان تصمیم گیری ۱۹ و نرم افزارهای تحلیلی ۲۰ مدیریتی که اطلاعات خلاصه و جمع بندی شده برای تصمیم گیران سازمان فراهم می کند.

▪ سیستم های اطلاعاتی یا نرم افزارهای کاربردی ویژه که خاص سازمان و شرکتی است که یک فعالیت منحصر به فرد برای فرایندهای داخلی یا مشتریان مورد نظر سازمان را فراهم می کند.

اندازه گیری سرمایه اطلاعاتی به سادگی امکان پذیر نیست زیرا تفاوت های ویژه ای بین سرمایه اطلاعاتی و دیگر منابع سازمانی وجود دارد. در واقع ارزش این دارایی ها به این شکل محاسبه نمی شود که به عنوان مثال بگوییم: چقدر پول برای ایجاد و توسعه زیر ساخت ها و یا سیستم های اطلاعاتی و نرم افراهای سازمانی خرج کرده ایم؟ در واقع ممکن است هزینه زیادی برای آن ها پرداخت کرده باشیم ولی ارزش آفرینی با استفاده از این دارایی ها توسط کارکنان سازمان ناچیز باشد. ارزش سرمایه اطلاعاتی به میزان انطباق آن با راهبرد ها و اهداف سازمانی تعیین می شود، نه به میزان هزینه ای که برای ایجاد و توسعه آن ها انجام شده است. مثال های زیادی وجود دارد که سازمان ها بدون در نظر گرفتن این موضوع، هزینه های زیادی روی این موضوع صرف کرده اند ولی در ایجاد ارزش افزوده از این دارایی ها موفق نبوده اند، زیرا به خوبی با راهبرد های سازمان همسو نشده بودند. اگر مدیریت سازمان بخواهد از سرمایه اطلاعاتی سازمان بهره برداری مناسب کند بایستی آن ها را با راهبرد های سازمان خود همسو کند. [۱]

● همسویی سرمایه اطلاعاتی با راهبرد های سازمانی

در گام نخستین باید سرمایه اطلاعاتی و اجزای آن در سازمان به خوبی شناسایی و تعریف شوند، سپس این سرمایه ها را با راهبرد های سازمان همسو یا منطبق کرد. برای مثال شرکتی که راهبرد خاصی برای مشتری مداری تعریف کرده است وآن را با جدیت دنبال می کند نیاز به سیستم اطلاعاتی عملیاتی و تحلیلی خاص برای جمع آوری، نگهداری، پردازش و تحلیل اطلاعات مشتریان، فروش و خدمات خود را دارد تا با استفاده از پایگاه داده تشکیل شده، به تجزیه وتحلیل نیاز مشتریان و خصوصیات محصولات خود بپردازد. در انتها باید آمادگی این سرمایه های اطلاعاتی را اندازه گیری کرد. هرچه درجه آمادگی این سرمایه های اطلاعاتی بیشتر باشد، راهبرد های مورد نظر شرکت بیشتر پشتیبانی می شود. این اندازه گیری ممکن است کمی یا کیفی باشد. استفاده از روش های مختلف به دیدگاه های مدیریتی و نوع ممیزی های فنی درون سازمان بستگی دارد. [۲]

دراکثر موارد، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه گذاری انجام شده روی آن با تحلیل هزینه - فایده و معیارهای فنی نظیر قابلیت اطمینان، عملکرد و کیفیت سنجیده می شوند. در واقع نقشه راهبردی برای تشخیص میزان مشارکت سرمایه اطلاعاتی در جهت تحقق اهداف سازمان ی و همسویی با راهبرد های سازمانی کاربرد دارد. امروزه در ادبیات مدیریت، عبارت همسویی را زیاد می شنویم. همسویی منابع انسانی با کسب و کار یا همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار، ولی واقعاً این همسویی به چه معنی است و چگونه انجام می شود؟ در واقع وقتی سخن از همسویی به میان می آید، مفهوم ارتباط علت و معلولی را در ذهن متبادر می کند. برای مثال اگر شرکتی هدف خود را افزایش فروش اینترنتی تا ۳۰ درصد در طی دو سال قرار داده است و راهبرد افزایش سهم بازار را دنبال می کند بایستی سایت اینترنتی شرکت را با طراحی، سازماندهی و مدیریتی کارآمد ایجاد کرده و توسعه دهد. هرچه میزان اطمینان، کیفیت و سهولت دسترسی به اطلاعات سایت بیشتر باشد همسویی این سرمایه اطلاعاتی با اهداف راهبردی شرکت بیشتر می شود. در نتیجه درجه آمادگی آن بالاتر است و بالطبع نقدینگی حاصل از فروش از طریق اینترنت و تبدیل آن به پول نقد نشان دهنده میزان ارزش خلق شده و تبدیل این دارایی های نامشهود به ارزش مالی، رشد، افزایش بهره وری و سود بیشتر برای شرکت خواهد بود.

البته بهترین سطح همسویی زمانی به دست می آید که هر سه سرمایه انسانی، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه سازمانی با یکدیگر و با دیگر حوزه ها مانند فرایندهای داخلی سازمان و مشتریان در یک نظام فراگیر، ادغام و منطبق شوند و در جهت اهداف و راهبرد های سازمان، کسب سود و خلق ارزش برای سهامداران و ذینفعان قرار گیرند.

● نتیجه گیری

توسعه روزافزون فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد تجارت الکترونیکی در اقتصاد جهان، اهمیت به کارگیری این فناوری را در فرایندهای کسب و کار سازمان بیش از پیش نمایان می کند. سیستم های اطلاعاتی بایستی نیازهای سازمان را در همه سطوح برآورده کنند. نقشه راهبرد و کارت امتیازی متوازن به عنوان یک ابزار مهم و سیستم مدیریتی برای پیاده سازی و اجرای راهبرد های سازمان در جهت همسویی بین فناوری اطلاعات و کسب و کار ۲۱ نقش بسزایی دارد. این همسویی در نهایت منجر به ایجاد ارزش در فرایند تبدیل دارایی های نامشهود به نتایج مشهود و سود دهی برای شرکت و سهامداران می شود. در سازمان های ایرانی نیز که چند سالی است با این مفاهیم به طور جدی برخورد می کنند، بایستی تحرک بیشتری در این زمینه انجام شود. در همین راستا چند نکته حایز توجه است. ابتدا باور مدیران ارشد شرکت ها و سازمان های ما به نقش دارایی های نامشهود است. نکته دوم طراحی و ایجاد نظام ها و شاخص هایی برای اندازه گیری این دارایی ها با توجه به مسایل فرهنگی و بومی کشور عزیزمان ایران است. در انتها لازم است با ایجاد تعامل بیشتر بین این سرمایه ها و اهداف سازمان و برنامه های توسعه اجتماعی کشور از طریق آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی زمینه های لازم برای تحقق این موضوع را فراهم کنیم.









مجید گلپایگانی عضو گروه تخصصی ERP انجمن انفورماتیک ایران کارشناس ارشد فناوری اطلاعات ـ سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران
۱. Information Capital
۲. Organizational Strategy
۳. Strategic Alignment
۴. Intangible Assets
۵. Strategy Map
۶. Balanced Score Card (BSC)
۷. Cause and Effect Chain
۸. Knowledge Based Economy
۹. Intellectual Capital
۱۰. Information Capital
۱۱. Intangible Assets
۱۲. Tangible Outcomes
۱۳. Strategic Readiness
۱۴. Human Capital
۱۵. Organizational Capital
۱۶. Readiness
۱۷. Liquidity
۱۸. Transactional Processing Systems (TPS)
۱۹. Decision Support Systems (DSS)
۲۰. Analytical Applications
۲۱. IT and Business Alignment
منابع
[۱] Broadbent M. and Weill P ., " Improving business and information strategy alignment", Graduate School of Management, University of Melbourne , Victoria Australia ۱۹۹۹.
[۲] Kaplan R. and Norton D., "Strategy maps, converting intangible assets into tangible outcomes", Harvard Business School Press, Boston , MA USA ۲۰۰۴ .
[۳] Tallon P. and Kraemer K., "Information systems strategy and implementation", University of California , Irvine CA USA ۲۰۰۱ .
[۴] Tallon P. and Kraemer K., " Relationship between Strategic Alignment and IT Business Value", University of California , Irvine CA USA ۲۰۰۳ .

---

مطلب‌های دیگر از همین نویسنده در سایت آینده‌نگری:

منبع:

نسخه‌ی چاپی ارسال اين مطلب به دوستان

---

[نظر دهید]    [تعداد نظرهای ثبت شده در پیوند با این مطلب: 0] 

.

---