رهبري در سازمانهاي مجازي

اگر عضو یکی از شبکه‌های زیر هستید می‌توانید این مطلب را به شبکه‌ی خود ارسال کنید:

Twitter

Google

Yahoo

Delicious

بالاترین

دنباله

[11 Feb 2008]   [ عليرضامقدسي - محمد سلطاني]

a_r_moghaddas@yahoo.com

چكيده

عصر جديد با سازمانهاي پيچيده، پويا و متحول همراه خواهد بود. در اين سازمانها، مرزهاي سنتي موجود از بين خواهد رفت، فرهنگ هاي مختلف در هم خواهـند آميخت و در زير پاي فرهنگهاي غني‌تر ناپديد خواهند شد. بسياري از مشاغل دوباره طراحي خواهند شد و ورود فناوري اطلاعات تغييراتي در ساختار سازمانها به وجود خواهد آورد.
در اين مقاله همانطور كه در عنوان آن نيز مشخص است، سعي خواهد شد تا نقش مديريت در سازمانهاي مجازي مشخص شود.
همچنين اين مقاله به مواردي همچون تعاريف و ويژگيهاي مهم سازمانهاي مجازي، اداره مجازي و انواع آن، همكاري مجازي، رهبري و نقشهاي آن در سازمانهاي مجازي اشاره شده است.

مقدمه
همچنانكه آلوين تافلر (1990) در دوره چهارم از موج سوم تمدن بشري اشاره كرده، در دهه گذشته تغييرات بسيار شگرفي در ساختار سازمانها پديدار شده است. در اين ميان ساختارهايي در حال تشكيل است كه پيش از اين وجود نداشت. بسياري از اين تحولات و در حقيقت زيربناي اصلي تمامي اين تغييرات، گرايش به ايجاد سيستم هاي يكپارچه رايانه اي است كه با معرفي سخت افزارها و نرم افزارها و وسايل ارتباطي پيچيده در سطح دنيا توام است.

مفهوم سازمانهاي مجازي
يكي از ساختارهاي جديد سازماني همان سازمانهاي مجازي است. تعريف استانداردي از اين نوع سازمانها در دسترس نيست، اما براي نشان دادن طيف وسيع تعريفهاي ارائه شده از اين نوع سازمانها به طور خلاصه تعاريف زير را مي آوريم:
_ سازمانهاي مجازي در واقع نوعي از سازمانهاي شبكه اي هستند كه فاقد هسته مركزي دائمي‌اند. (رضائيان، 1378، ص326)
_ _ سازمان مجازي يك سازمان كوچك و مركزي است كه منابع اصلي خود را از ساير سازمانها تامين مي كند. يك سازمان مجازي از نظر ساختار بسيار متمركز است و بندرت داراي واحدها و دواير تخصصي يا وظيفه اي است. (Robbins, 2007)
_ سازمان مجازي بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين مي كند و ساختاري به وجود مي‌آورد كه در آن به جاي انجام وظايف سنتي در هر واحد داخلي، واحدهاي خارجي عهده دار انجام آن وظايف شوند. (Handy, 2004)
_ سازمان مجازي را شبكه موقتي از واحدها و سازمانهاي مستقل دانسته اند كه شامل توليد كنندگان، مشتريان و رقباست. اين واحدها به وسيله فناوري اطلاعات به هم پيوند مي خورند و قدرت مي يابند تا از فرصتهاي جديد نهايت استفاده را ببرند. (Goldman et al., 2006)

ويژگيهاي سازمانهاي مجازي
ويژگي اين سازمانها اصولا با عناويني مانند غير سلسله مراتبي، افقي و جهاني مطرح مي شود. اما به طور خلاصه مي توان اين ويژگيها را در پنج ويژگي اصلي زير خلاصه كرد.
الف- ساختارهاي افقي: ظهور سازمانهاي افقي به عنوان پاسخي به تشديد رقابت در محيط‌هاي عملياتي است كه توسط افزايش رقابت جهاني و پيشرفتهاي اخير در فناوري اطلاعات و حمل و نقل ايجاد شده است. افقي شدن سازمانها سطوح مديريت در سازمان را كاهش مي دهد و منابع انساني را پراكنده مي كند.
ب- جهاني شدن: با توجه به گسترش تجارت جهاني و شبكه ارتباط فرا مرزي، ديگر شركتها و سازمانها جنبه محلي بودن خود را از دست مي دهند و در چرخه فرايند بين المللي قرار مي گيرند.
ج- ارتباط ماشيني: عصر آينده عصر ارتباطات است؛ اما نه ارتباطي از جنس گذشته بلكه ارتباطاتي كه به وسيله ابزار آلات ماشيني مانند كامپيوتر انجام خواهد شد. در اين سازمانها ديگر از تعاملهاي گرم گذشته خبري نيست، بلكه كارفرمايان و نه رهبران سازمان با استفاده از كامپيوترهاي شخصي با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار مي كنند. فروشندگان مي توانند به وسيله يك شبكه محلي با هم ارتباط داشته باشند. براساس اين خاصيت ارتباطات كامپيوتري به عنوان وسيله اي براي هدايت فعاليتهاي اساسي سازمان و همزمان افزايش نقش ارتباطات رو در روي غير رسمي با هدف حفظ يكپارچگي سازمان، جايگزين ارتباطات رو در رو افراد در سازمانهاي سنتي خواهدشد.
د- همكاري و رقابت بين سازماني: شركتهاي مجازي به وسيله همكاري بين گروهي هم افزا نه تنها با هم همزيستي خواهند داشت، بلكه باعث رشد و پرورش يكديگرمي شوند.
ه- در گيري پويا: درگيري پويا نگرشي است كه" زمان" و" روابط انساني" و مديريت را وادار به بازنگري در مورد نگرشهاي قبلي در رويارويي با تغيير سريع و مداوم مي كند. پويايي در مقابل ايستايي، حاكي از رشد و فعاليت مداوم و درگيري در مقابل كناره گيري، معرف ارتباط زياد با ديگران است. (Cohen & Mankin, 2005)

اداره مجازي
در اداره مجازي فناوري جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيکي مي شود. در فلسفه اداره مجازي، کار را عملي مي دانندکه بايد انجام گيرد نه جايي که فرد بايد به آنجا برود. در مطالعه اي که انجام گرفته است، انواع ادارات مجازي را بر روي يک پيوستار طبقه بندي شده اندکه هر چه از يک طرف پيوستار به طرف ديگر حرکت کنيم، ميزان زماني که فرد خارج از سازمان است، بيشتر مي شود. به اين ترتيب انواع ادارات مجازي عبارتند از:
الف- موردي: درابتداي پيوستار نوعي اداره مجازي قرار دارد که در آن کارکنان داراي دفاترثابت هستند، اما در مواردي کارها را درخانه انجام مي دهند.
ب- مهمانخانه‌اي: کارکنان دفاترثابت ندارند، اما وقتي به دفتر نياز دارند، آن را از اداره مرکزي درخواست مي کنند و از دفتري براي مدتي معين استفاده مي كنند.
ج- وابسته: کارکنان دفاترثابت ندارند و در حرکت‌اند، اما بايد در فواصل زماني مشخصي به واحد اداري مراجعه کنند و گزارش بدهند.
د- کار در خانه: کارکنان سازمان هيچ نوع دفترکاري ندارند و در خانه مشغول کار هستند. يک ميز کوچک کار، يک تلفن و يا يک کامپيوترشخصي وسايل آنان را تشکيل مي دهدکه ازسوي سازمان در اختيار آنان قرار مي گيرد.
ه- کاملاً متحرک: کارکنان کاملاً متحرک هستند و حتي در خانه هم محل کار خاصي ندارند. در طول روز به محلهاي كار مربوط به مشتري مي‌روند و تلفن وکامپيوترکيفي را به همراه دارند. (الواني،1377، صص3-2)

رهبري
امروزه مفاهيم" رهبري" و" ابداع" جايگزين مفاهيمي چون" مديريت" و "پيروي از رسوم و عقايد" شده است و سازمانهاي هوشيار و آگاه رهبران را جايگزين مديران كرده اند. جايگزيني رهبري و رهبر به جاي مديريت و مدير فقط بازي با كلمات نيست؛ رهبران عناصر محوري سازمانهاي فعال در بازارهاي جهاني امروزي هستند.
رهبران بايد توانايي و قدرت مديريت داشته باشند. اما براي موفقيت سازمانهاي مجازي رهبران سازمان و نه مديران بايد فرهنگي را ايجاد كنند كه به ارتباطات، يادگيري و سرمايه گذاري متنوع ارزش بدهد. رهبري از طريق ارتباطات، تخصيص منابع و الگوسازي رفتارهاي مطلوب در موفقيت اين‌گونه سازمانها تاثير مي گذارد. (افجه، 1380)

شايستگيهاي رهبران سازمانهاي مجازي
در اينجا عمده ترين موارد كاري رهبري در سازمانهاي مجازي را بررسي مي كنيم:
الف- هدايت و مديريت عملكرد
اگر چه استقلال و ساختارهاي افقي و مشاركت در سازمانهاي مجازي از مفاهيم اصلي موفقيت است، ولي نبايد فراموش كرد كه رهبر سازمان مجازي است كه تشخيص مي دهد، خود مختاري براي اعضاي داخل يك ساختار مشخص لازم است. اين هدايت عملكرد در دو سطح جمعي و انفرادي قابل بررسي است:

-1 هدايت عملكرد جمعي: فعاليت رهبران در اين سطح به شرح زير است.
- ايجاد بينش و فلسفه وجودي سازمان در اعضا: در يك سازمان مجازي درك واضح و مشترك بينش، فلسفه وجودي و راهبرد موجب هدايت فعاليتهاي اعضاي سازمان در موقعيتهاي با ابهام زياد مي‌شود.
- مذاكره با افراد سازمان در مورد مسئوليتهاي آنان در رابطه با يكديگر: چون در اين گونه سازمانها افراد نمي توانند همديگر را ببينند، وجود يك درك مشترك از نقشها و مسئوليتهاي خود و ديگر اعضا بسيار مهم است كه اين كار وظيفه رهبران است.
- ارائه دهنده باز خورد: برخلاف سازمانهاي سنتي در سازمانهاي مجازي امكان رد و بدل بازخورد در مورد پيشرفت كارها به صورت روزانه وجود ندارد. بنابراين با ايجاد كنفرانس‌هاي هفتگي از طريق اينترنت و ويديوكنفرانس رهبران اين وظيفه را انجام مي دهند.

-2 هدايت فردي: رهبران سازمانهاي مجازي بايد بازخورد بموقع در مورد عملكرد اعضا را به آنها بدهند وآنها اين كار را به وسيله گزارش گيري از مشتريان و ديگر همكاران آنها كه با او در ارتباط و تعامل ماشيني هستند، انجام مي دهند.
ب- به كارگيري فناوري متناسب
رهبر سازمان مجازي بايد قادر به انتخاب فناوري متناسب با وظيفه سازمان و اعضاي سازمان باشد. رهبر سازمان مجازي از روشهاي همزمان برخط براي موضوعات مبهم و پيچيده مثل جلسات طوفان مغزي، دستيابي به همراهي و توافق گروهي و يا روشهاي غيرهمزمان كه در آن لازم نيست افراد هم زمان برخط باشند، براي تبادل اطلاعات و به روز كردن آنها استفاده مي‌كند.
پ- مديريت در خلال فرهنگها
چالشي كه در اين زمينه رهبر سازمان با آن مواجه مي شود، درك تفاوتهاي فرهنگي بين اعضاي تيم و استفاده از آن به عنوان مزيت است. رهبران سازمان مجازي بايد ديدگاههاي چند فرهنگي را بين اعضا گسترش دهند؛ براي اين كار بايد مباني فرهنگي خود و مباني فرهنگي كاركنان را كاملا بشناسند.
ت- كمك به توسعه آينده شغلي
يكي از دغدغه هاي كاركنان سازمانهاي مجازي نگراني از آينده شغلي است رهبران اين سازمانها بايد نگرانيهاي افراد را پيش‌بيني و راهبردهاي لازم را براي آن تدوين كند.
ث- ايجادشبكه
رهبران سازمانهاي مجازي در ابتداي تشكيل سازمان بيشتر وقت خود را صرف ايجاد ارتباطات و شبكه هاي بين مرزها مي كنند. مانند ارتباط با مديران حوزه هاي مختلف، مشتريان، ديگر افراد خارج سازمان، عرضه كنندگان و سرمايه گذاران. بيشتر وقت رهبر صرف پيدا كردن راههايي براي ايجاد ادراك مشترك بين شركاي خارج سازمان نسبت به پروژه ها و اهداف آنها مي شود. رهبر بايد جهت به دست آوردن و جذب منابع مورد نياز از مناطق مختلف به ايجاد شبكه بپردازد.
ج- ايجاد اعتماد و حفظ آن
از ديگر وظايف رهبران سازمانهاي مجازي ايجاد اعتماد بين اعضاست. ما در محيط واقعي با چندبار ارتباط با افراد مي توانيم تشخيص دهيم آيا قابل اعتمادند يا نه، ولي وجود ارتباطات غير رو در رو و ماشيني در سازمانهاي مجازي فرصت اين كار را از ما مي گيرد. بنابراين در يك سازمان مجازي ايجاد اعتماد، نيازمند آگاهي و تلاشهاي برنامه ريزي شده بيشتري توسط رهبران است.
چ- مديريت گروه افزارها
گروه افزارها يا همان سيستم هاي الكترونيك كه سيستم هاي سخت افزاري و نرم افزاري را با هم تركيب و يكپارچه مي كنند، در يك نوع طبقه بندي به دو دسته تقسيم مي شوند:
- سيستم كنفرانس هاي ويدئويي روميزي: اين سيستم ها امكان تعاملات رو در روي كاركنان را فراهم مي كنند. به اين صورت كه يك دوربين ديجيتال كوچك بر روي نمايشگر قرار مي گيرد و امكان مشاهده تصوير اعضا را براي يكديگر فراهم مي كند. با استفاده از اين سيستم ها علاوه بر انتقال صدا و تصوير، كاربران مي توانند اطلاعات خود را به اشتراك بگذارند و فايل هاي اطلاعاتي را رد و بدل كنند.
- سيستم نرم افزارهاي همكاري: نرم‌افزارهاي همكاري براي افزايش فعاليتهاي گروهي و تـوانـمندسازي فراينـدهاي تيم هاي كاري طراحي شـده‌اند. شـكل ديگـر اين سـيستم ها، سيستم پشتيبان گروهي است كه براي تصميم گيري گروهي طراحي شده است. به كمك سيستم هاي پشتيبان گروهي، جلسات طوفان مغزي و تصميم گيري و ديگر فعاليتهاي خلاق به منظور ايجاد ايده ها و پيشنهادها براحتي انجام مي شود.

نتيجه گيري
تقريبا مي توان گفت مقوله ساختارهاي جديد سازماني بعد از سخنراني پيتر دراكر (1968) در مورد جهان فرا- مدرن و كارمندان دانش مدار مورد توجه قرار گرفت كه البته بعد از آن كساني مثل جك ولش و آلوين تافلر به تحقيقاتي در اين باره پرداختند.
درواقع سرشت فرايندي كه منجر به ايجاد شبكه اينترنت گرديده است، اين امكان را فراهم مي سازد كه هر كس و در هر سطحي از سازمان بتواند با آن ارتباط برقرار و اطلاعات مورد نياز خود را دريافت كند و براي اين كار هيچ متولي و مسئول واسطه اي نيز نياز نيست.
با وجود مطالب گفته شده در بالا رهبري در سازمانهاي مجازي عصر نوين چگونه خواهد بود؟ آيا براي رهبري در سازمانهاي مجازي مي توان يك رويه غالب و استاندارد تعيين كرد؟ اما آنچه كه مشخص است، رهبري در سازمانهاي مجازي امروز جاي مديريت را خواهد گرفت و اين رهبري نيازمند مهارتهاي جديدي است كه آن را مقتضيات زمان مشخص خواهد كرد.

منابع
-1 الواني، سيد مهدي (1377): سازمان هاي مجازي، مديريت دولتي، شماره42.
-2 افجه، سيد علي اكبر (1380): مباني فلسفي و تئوري هاي رهبري و سازماني، انتشارات سمت، تهران.
-3 رضاييان، علي (1380): مباني سازمان و مديريت، انتشارات سمت، تهران.

4-Goldman, S., et al (2006)."Competitors and Virtual Organizations". NewYork: Van Nostrand Reinhold.
5-Handy, C. (2004). "Trust and Virtual Organization". Harvard Business Review: May-June.
6-Robbins, S. (2007). "Managing Today". Macmillan Press Ltd Publication, Ch 8.

_ بقيه منابع در دفتر نشريه محفوظ است.
_ عليرضا مقدسي: كارشناس ارشد مديريت فناوري اطلاعات از دانشگاه علامه طباطبايي و عضو هيئت علمي دانشگاه امام رضا (ع)
_ _ محمد سلطاني: عضو هيئت علمي دانشگاه پيام نور – واحد مشهد

---

مطلب‌های دیگر از همین نویسنده در سایت آینده‌نگری:

+ رهبري در سازمانهاي مجازي  

منبع: تدبیر

نسخه‌ی چاپی ارسال اين مطلب به دوستان

---

[نظر دهید]    [تعداد نظرهای ثبت شده در پیوند با این مطلب: 0] 

.

---